La instalación de cámaras en zonas comunes es una de las medidas más eficaces para prevenir delitos, pero también genera controversia y dudas legales entre los propietarios. La pregunta recurrente es: ¿Cuánto tiempo se guardan las grabaciones de seguridad en una comunidad?
Como expertos en videovigilancia para comunidades, la respuesta no es una decisión que pueda tomar el presidente o el administrador por voluntad propia, está estrictamente regulada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) en su artículo 22, apartado 3.
Cumplir con estos plazos es crítico, ya que las sanciones por conservar imágenes más tiempo del debido, o por borrarlas prematuramente cuando existe un incidente, pueden acarrear multas administrativas para la comunidad de propietarios.
Cuando se borran las grabaciones de las cámaras
El marco legal español es muy claro respecto a la privacidad de los ciudadanos en espacios privados de uso común. Según la Instrucción 1/2006 de la AEPD y la actual LOPDGDD 3/2018, el plazo general de conservación de las imágenes es de un máximo de 30 días.
Este es el máximo contemplado por la ley pero pueden guardarse durante menos tiempo de manera que automáticamente se vayan eliminando para dejar espacio a nuevas grabaciones. De hecho, si la gestión y el sistema son eficaces y se revisa periódicamente con un procedimiento adecuado, no es necesario cumplir ese plazo.
El ciclo de borrado automático
La inmensa mayoría de los grabadores digitales (DVR o NVR) profesionales instalados en comunidades están configurados para realizar un "borrado cíclico". Esto significa que, una vez que el disco duro alcanza su capacidad máxima o llega al día 31, el sistema comienza a sobrescribir las imágenes más antiguas con las nuevas.
- ¿Por qué son 30 días? Se considera que un mes es tiempo suficiente para que cualquier propietario o vecino detecte un incidente (un robo en un trastero, un golpe en un coche en el garaje o un acto vandálico) y solicite la revisión de las imágenes. Este plazo de 30 días se justifica para proteger la seguridad del edificio sin convertirlo en un espacio de vigilancia permanente sobre la vida privada de los vecinos.
- Prohibición de plazos superiores. Salvo excepciones muy justificadas (como infraestructuras críticas o entidades bancarias), una comunidad de vecinos no puede legalmente conservar imágenes durante meses. Hacerlo se considera un tratamiento desproporcionado de datos personales.
Excepciones y casos especiales, el bloqueo de imágenes
Aunque el tope legal está en 30 días, existe una situación legal en que la comunidad puede y debe conservar las grabaciones por más tiempo y eso ocurre cuando las imágenes han captado la comisión de un acto delictivo o una infracción.
Qué hacer si hay un delito (como bloquear las pruebas)
Si se produce un robo o incidente antes de que se cumplan los 30 días, la comunidad debe realizar una copia de seguridad de ese fragmento específico. A partir de ese momento, las imágenes pasan a un estado de bloqueo. Para que esto pueda darse tiene que tenerse en cuenta lo siguiente:
- Debe haber una denuncia previa ante las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado. Gracias a esto las pruebas tienen validez legal y pueden ser conservadas.
- Las imágenes quedan custodiadas y reservadas exclusivamente para su puesta a disposición de la Policía, la Guardia Civil o los Tribunales de Justicia.
- Las imágenes pueden conservarse durante el procedimiento judicial o hasta que prescriba la posible responsabilidad penal o civil derivada del evento captado.
Por poner un ejemplo habitual que ocurre en los garajes comunitarios: cuando un vecino llega a recoger su coche y se encuentra el lateral rayado lo primero que se pregunta es si las cámaras han grabado el incidente. Las cámaras requieren instalarse teniendo en cuenta la normativa de protección de datos y aunque lo habitual es no instalar cámaras que graben directamente los vehículos sino más bien accesos y zonas comunes, etc. si que nos pueden ayudar a localizar movimientos extraños y a esclarecer los hechos si están correctamente instaladas por una empresa autorizada.
Cómo se debe gestionar el borrado y almacenamiento
La gestión de las grabaciones no puede dejarse en manos de cualquier vecino. El sistema debe garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos.
Seguridad física del grabador
El equipo donde se almacenan las imágenes debe estar ubicado en un lugar protegido, normalmente un armario rack bajo llave, situado en una zona de acceso restringido (por ejemplo, el cuarto de contadores o una oficina de conserjería). El acceso al software de visualización debe estar protegido por una contraseña robusta que solo conozcan las personas autorizadas.
El Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)
Ya no es obligatorio inscribir los ficheros en la AEPD, pero la comunidad está obligada a mantener un documento interno llamado Registro de Actividades de Tratamiento. En este documento se debe especificar, entre otros puntos, el plazo de conservación de las imágenes (con un tope de 30 días) y las medidas de seguridad implementadas.
Responsabilidades del administrador y de la comunidad
Es fundamental entender quién es quién en la gestión de estas imágenes para evitar responsabilidades legales indebidas.
- La comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento. Es la entidad que decide la finalidad de las cámaras de seguridad y quien responde ante la ley si algo sale mal.
- La empresa de seguridad suele actuar como encargada del tratamiento. Su función es técnica y debe asegurar que el grabador borra las imágenes en los plazos establecidos así como asegurar de que nadie no autorizado acceda al sistema. También puede custodiar las imágenes si así se estipula en los servicios contratados.
- El administrador de fincas puede actuar como custodio y gestor. Es quien suele recibir las peticiones de los vecinos para revisar las imágenes, aunque legalmente no puede mostrarlas libremente a cualquier propietario como veremos en el punto siguiente.
Un punto clave es quién puede ver las grabaciones. En este artículo: quién puede ver las cámaras en una comunidad te contamos todos los detalles, pero te adelantamos que un vecino no tiene derecho a ver las grabaciones de las cámaras comunes solo porque sospecha de alguien ante una comisión de acto de vandalismo, por ejemplo, prevaleciendo el derecho a la privacidad de los demás vecinos.
- Solo la persona designada por la comunidad o la empresa de seguridad pueden visualizar las imágenes para localizar un incidente.
- Si se encuentra la prueba, se debe entregar directamente a la Policía. Mostrar las imágenes a terceros sin consentimiento puede suponer una vulneración grave del Reglamento de protección de datos.
Una comunidad que respeta estos plazos, que bloquea las imágenes sólo ante delitos confirmados y que cuenta con una empresa de seguridad que supervise el borrado automático, estará protegida no solo frente a los delincuentes, sino también frente a posibles sanciones administrativas que pueden ser económicamente devastadoras.
Descubre más sobre normativa aplicable a la seguridad en comunidades de vecinos así como normativa específica establecida para la instalación de cámaras de videovigilancia.
