Robos en garajes, accesos no autorizados, actos vandálicos o conflictos relacionados con el uso de zonas comunes hacen que cada vez sea más habitual instalar sistemas de videovigilancia, controles de acceso o alarmas.
En este contexto, surge una duda frecuente entre presidentes y vecinos: ¿cuáles son las funciones del administrador de fincas en materia de seguridad?
Aunque el administrador de fincas no es el responsable directo de la seguridad física del edificio ni sustituye a una empresa de seguridad privada, sí desempeña un papel fundamental en la gestión, coordinación y supervisión de todas aquellas actuaciones relacionadas con la protección de la comunidad.
Conocer hasta dónde llegan sus responsabilidades ayuda a evitar malentendidos y, sobre todo, permite que la comunidad cumpla la normativa vigente mientras mantiene sus instalaciones protegidas.
Qué responsabilidades tiene el administrador de fincas en la seguridad de la comunidad
El administrador de fincas gestiona la comunidad y ejecuta los acuerdos adoptados en junta de propietarios. En cuanto a seguridad, su labor consiste principalmente en coordinar actuaciones, proponer mejoras, supervisar contratos y garantizar que los servicios contratados se presten correctamente.
Entre las funciones más habituales se encuentran:
- Detectar necesidades de seguridad en la comunidad
- Solicitar presupuestos para instalar seguridad
- Presentar distintas opciones a la junta de propietarios
- Coordinar la contratación de empresas especializadas
- Supervisar el correcto mantenimiento de los sistemas instalados
- Gestionar incidencias relacionadas con la seguridad
- Velar por que las actuaciones respeten la normativa aplicable
Conviene no olvidar que las decisiones sobre inversiones importantes, como la instalación de cámaras de videovigilancia o un nuevo sistema de control de accesos, corresponden normalmente a la comunidad de propietarios mediante acuerdo en junta. Es decir, el administrador no decide de forma unilateral.
Supervisión de accesos y sistemas instalados
Una de las principales funciones del administrador de fincas en seguridad consiste en supervisar que los sistemas existentes funcionen correctamente y reciban el mantenimiento adecuado.
Esto incluye elementos como los siguientes:
- Cámaras de videovigilancia.
- Sistemas de control de accesos.
- Videoporteros.
- Cerraduras electrónicas.
- Puertas automáticas.
- Sistemas de alarma.
- Iluminación de zonas comunes.
- Barreras y puertas de garaje.
La supervisión no significa realizar tareas técnicas, sino comprobar que los contratos de mantenimiento de seguridad están activos, que las revisiones periódicas se realizan y que cualquier avería es comunicada y solucionada.
También resulta recomendable llevar un registro de incidencias para poder evaluar si existen problemas recurrentes que requieran actuaciones adicionales.
En comunidades con una alta rotación de vecinos o viviendas destinadas al alquiler turístico, esta supervisión cobra todavía más importancia, ya que el control de accesos suele ser uno de los aspectos más sensibles.
Coordinación con empresas de seguridad homologadas
Otra función importante del administrador consiste en actuar como enlace entre la comunidad y las empresas encargadas de prestar los servicios de seguridad.
Cuando una comunidad decide instalar cámaras o controles de acceso, es recomendable contratar empresas de seguridad homologadas que conozcan la normativa relacionada con las comunidades de vecinos y puedan garantizar la instalación y el mantenimiento.
El administrador suele encargarse de:
- Solicitar diferentes presupuestos y comparar propuestas técnicas.
- Revisar los contratos de mantenimiento.
- Coordinar las fechas de instalación.
- Gestionar incidencias con el proveedor.
- Convocar reuniones cuando sea necesario.
- Informar periódicamente a la comunidad.
Además, puede solicitar informes sobre el estado de las instalaciones o verificar que los mantenimientos preventivos se están realizando conforme al contrato.
Cuándo debe actuar el administrador ante un incidente de seguridad
Las funciones del administrador de fincas en seguridad incluyen actuar cuando se produce una incidencia que afecta a la comunidad.
Algunos ejemplos habituales son:
- Robos en garajes y actos vandálicos.
- Intrusiones en zonas comunes y accesos no autorizados.
- Daños en puertas o cerraduras.
- Manipulación de cámaras o equipos.
En estos casos, el administrador debe coordinar las actuaciones necesarias para minimizar el impacto del incidente.
En función de la situación se encargará de avisar a la empresa de mantenimiento e informar al presidentes, convocando una junta extraordinaria si fuera preciso para gestionar la reparación de los equipos robados o vandalizados e iniciar los trámites del seguro.
Si existen grabaciones de videovigilancia, el administrador debe actuar siempre respetando la normativa de protección de datos ya que las imágenes no pueden entregarse libremente a cualquier vecino y únicamente deben facilitarse cuando exista una base legal para ello, por ejemplo, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o mediante los procedimientos legalmente establecidos.
En caso de incidentes especialmente graves, resulta conveniente documentar todo lo ocurrido mediante informes, fotografías y partes de incidencia, acumulando todas las evidencias posibles, ya que esta información puede resultar útil para la investigación o para reclamaciones posteriores.
La rapidez de actuación es uno de los factores que más valoran las comunidades, ya que reduce tiempos de inactividad y transmite confianza a los propietarios.
La colaboración entre administrador de fincas, presidente de la comunidad y empresa de seguridad es la mejor fórmula para garantizar que todas las actuaciones se desarrollan de forma coordinada.
Qué puede exigirle la comunidad de propietarios en este ámbito
Los propietarios tienen derecho a exigir que el administrador desempeñe correctamente las funciones que le corresponden dentro de la gestión de la seguridad comunitaria, dejamos aquí algunos ejemplos:
- Pedir presupuestos para mejorar la seguridad o hacer cambios y mejoras
- Gestionar los contratos existentes y estar pendientes de vencimientos y renovaciones
- Supervisar el mantenimiento periódico.
- Informar a los vecimo sobre incidentes graves ocurridos
- Gestionar reparaciones urgentes
- Convocar juntas cuando sea necesario adoptar decisiones
- Asesorar sobre las distintas alternativas disponibles
Sin embargo, también conviene conocer los límites de sus responsabilidades como porejemplo que el administrador no puede sustituir a una empresa de seguridad, instalar personalmente sistemas de videovigilancia, realizar labores de vigilancia física ni hacer interpretaciones técnicas sobre el funcionamiento de equipos especializados para los que no está cualificado.
Tampoco puede asumir funciones reservadas por la legislación a empresas de seguridad privada habilitadas.
Por este motivo, cuando una comunidad quiere instalar cámaras, implantar un sistema de control de accesos o conectar una alarma a una central receptora, lo más recomendable es trabajar con empresas especializadas que puedan ofrecer tanto la instalación como el mantenimiento y el cumplimiento de la normativa aplicable.
La seguridad de la comunidad es una responsabilidad compartida
Desde la coordinación de proveedores hasta la supervisión de los sistemas instalados, pasando por la gestión de incidencias y el asesoramiento a los propietarios, cumplir con las funciones de Administrador es lo que permite la protección eficiente y la conformidad a la legislación.
Contar además con empresas de seguridad homologadas, realizar mantenimientos preventivos y revisar periódicamente las necesidades del edificio ayudará a reducir riesgos, prevenir incidencias y aumentar la tranquilidad de todos los vecinos.
El administrador de fincas, la empresa de seguridad homologada, el presidente y los vecinos deben coordinarse y colaborar en la buena ejecución de las instalaciones de seguridad así como en el mantenimiento y buen uso de los equipos, estableciendo las herramientas necesarias de comunicación e información que lo permitan.
En definitiva, las funciones del administrador de fincas en seguridad no consisten únicamente en reaccionar cuando ocurre un problema, sino también en impulsar una gestión preventiva que permita anticiparse a los riesgos y mantener protegida la comunidad durante todo el año.
